Nesse post eu quero recomendar 8 práticas de alta performance que irão fazer você gerar muito resultado gastando menos energia, aqui você vai descobrir:
- Como encontrar um sistema que transforme seus objetivos muito mais tangíveis
- Conhecerá práticas simples que farão você ver seus objetivos literalmente se completando na frente dos seus solhos
- E como você pode alcançar suas metas enquanto tem tempo para seus hobbies, família e descanso.
Como gerar mais resultado com menos energia
Produtividade é conhecer tão bem alguma coisa, que você pode gerar muito mais resultado com menos energia.
Um carpinteiro produtivo sabe tão bem construir cadeiras que consegue construí-las de maneira sólida em menos tempo que um aprendiz.
Um programador produtivo programa mais em menos linhas; um design produtivo cria mais em menos tempo, e assim por diante.
Um gestor produtivo conhece sua equipe, ferramentas e projetos ao ponto de gerar melhores resultados com menos energia que um gestor mequetrefe.
Produtividade é conhecer as arquiteturas de um sistema (carpintaria, engenharia, medicina, idiomas, ginástica, jazz, cozinha...) para gerar mais valor com menos resultado.
Se partimos dessa definição de produtividade, nosso primeiro passo deve ser conhecer a sua ?arquitetura? e então saber qual direção tomar.
O melhor modo para descobrir sua ?arquitetura? é ter bom senso e saber alguma coisa sobre sistemas de produtividade.
Veja que um padeiro não trabalha na mesma arquitetura de projetos, tarefas e práticas que um programador; ambos, porém, tem projetos, práticas e tarefas.
Já que bom senso eu não posso mostrar como construir, vou apontar algumas características de bons sistemas de produtividade. Você, com seu bon senso, olhará essas características e escolherá um sistema de produtividade que se encaixa na sua área de atuação (ou arquitetura, para ficar mais bonito).
E eu realmente espero que você selecione um sistema de produtividade para usar. Essa é, de fato, a primeira prática de alta performance que eu recomendo que você tenha; isto é: ter e usar um sistema de produtividade.
#1 Sistemas de produtividade
Existem inúmeros sistemas de produtividade hoje em dia. Existem sistemas famosos como o Ford e Toyota; sistemas mais novos como o, kanban e scrum e sistemas personalizados como o GTD de David Allen, Pillars Pipelines and Vaults (PPV) de August Bradley, DALI, ou PARA de Tiago Forte.
Cada um desses sistemas lida com sua própria arquitetura.
Toyota e Ford em linhas de produção. GTD em gestão pessoal, PPV, DALI e PARA em gerenciamento de inteligência pessoal e assim em diante.
Um beberá na fonte do outro, subindo-lhes aos ombros, pegando aquilo que lhe é útil e modificando o que não é.
Meu propósito neste post não é passar um sistema de produtividade para você. Eu escrevi algo sobre o meu sistema (DALI) neste post aqui que você pode acessá-lo.
Caso deseje saber mais sobre os outros sistemas, use os links acima para estudá-los e aplicá-los. Sinta-se livre para procurar sistemas diferentes ou até mesmo modificar esses que comentei.
O que quero é ressaltar que a maioria deles tem 3 princípios em comum. Esses princípios otimizam o seu caminho rumo a um objetivo.
Os três princípios são:
- Aversão à inércia.
- Captura.
- Tarefas recorrentes agendadas.
Tome esses princípios como guias, guias para você escolher seu sistema se ainda não usa um, ou para avaliar o atual sistema que você usa.
Princípio primeiro: aversão à inércia
?Ó liberdade, quantos crimes em teu nome.? ? Machado de Assis, Esaú e Jacó.
Todo e qualquer sistema de produtividade visa, mesmo que sem saber, erradicar uma inação do ser humano: a inércia.
Quando você pega-se sem saber o que fazer, trava diante das opções ou falta delas, encontra-se na inércia.
O homem, tão louvado por Rousseau, aquele que sempre pode fazer diferente, que não tem instinto como guia, que é livre para deliberar, pode-se encontrar prisioneiro de sua liberdade quando as opções são muitas.
Imagine você com todo o poder do mundo.
Todo o dinheiro, fama, glória, força.
Poderia fazer tudo em um piscar de olhos.
As opções são tamanhas que você nem saberia por onde começar.
Um exemplo esdrúxulo talvez deixe isso mais claro: qual o melhor aplicativo, curso, livro ou método para aprender inglês, por exemplo?
Joga no google aí, você vai encontrar tanta coisa que ficará completamente perdido(a), sem saber para onde ir.
Nesse sentido todo sistema de produtividade busca criar uma rota. Busca levar você de A até B e de B até C, criando clareza e evitando a inércia.
Seja qual for o sistema que você use, decida usar, ou até mesmo criar, atente-se a este princípio: meu sistema cria clareza, sei donde vim e para onde vou?
Desde a fabricação de carros, gestão de projetos, criação de conteúdo ou gerenciamento de inteligência pessoal, você nunca deve encontrar-se sem reação.
Princípio segundo: captura
?Don?t optimize your self ? optimize a system outside of yourself that works day and night, remembers everything, and never gets tired." ? Tiago Forte
O cérebro humano é fantástico.
Aprendemos tanto e até hoje não conseguimos explicar a memória direito.
Mas todo ser humano é limitado.
Imagine se todas as decisões de fabricação da Toyota mundial dependessem de um decisor.
Imagine o caos que seria se todos os projetos da Vale do Iguaçu dependessem apenas de um CEO.
E se todo o processo criativo de um filme como Senhor dos Anéis dependesse apenas de um produtor.
Quão sobrecarregados essas pessoas estariam? Certamente faltar-lhes-iam horas no dia.
Você já se sentiu assim? Sobrecarregado(a)?
Felizmente processos organizacionais lidam com essas milhares de tarefas por meio da delegação.
Delega-se aos engenheiros o processo mecânico, aos maquiadores os rostos e aos atores atuar. Cada pessoa, seja em uma fábrica ou em um set de filmagem, tem sua função.
Agora, e um sistema de produtividade usado a nível individual, sem equipe?
Como lidar com essa multiplicidade sem delegar a terceiros?
Deve-se lidar com as múltiplas ações, tarefas e materiais, por meio da ?captura?.
Capturar é guardar toda informação necessária, sobretudo em algum software, para que você possa lidar com ela depois.
Se uma ideia lhe ocorreu, surgiu alguma tarefa, encontrou alguma informação importante para seus projetos... seu sistema de produtividade deve dar conta de capturar esse artefato e guardá-lo em um lugar que você possa acessá-lo depois.
É exatamente isso que elucida Tiago Forte no belíssimo termo ?second brain?, ?segundo cérebro?.
Quando você tem essa peça chave fora de você, sobra-lhe tempo para lidar com o que é mais urgente e importante no momento, ser criativo e manter-se despreocupado com o excesso de informação.
Ter algum lugar para guardar a informação que lhe pode ser útil é fundamental para todo sistema de produtividade.
Ademais, um bom modo para gestão desse ?segundo cérebro? é saber como gerenciar um sistema de TAGS. Eu fiz um post inteiro sobre isso e você pode ler clicando aqui.
Princípio terceiro: tarefas recorrentes e agendadas
?Feito é melhor que não feito? ? autor anônimo
A instrumentalização do primeiro princípio acontece no segundo: um bom sistema de produtividade evita sua inércia por meio de um sistema que te permita capturar ações, tarefas, ideias e recursos.
Mas quando lidar com elas? Como lidar com esse material ?capturado? e guardado?
Um bom sistema de produtividade deve lidar com a informação de modo preciso.
Deixar claro quando determinadas tarefas devem ser desempenhadas.
E evitar que você perceba que trabalha muito mas não vê seus projetos sendo realizados.
Geralmente sistemas falhos acumulam massivas listas de tarefas que nunca são resolvidas.
Entretanto bons sistemas (Toyota, DALI, PPV etc...) conseguem lidar com tarefas de modo agendado ou recorrente. Vejamos como fazem isso.
Lidar com uma tarefa agendada significa que toda ação que deve ser feita, todo pedacinho do projeto, tem uma data carimbada nele.
Nenhuma ação fica sem um dia em que ela deve ser feita.
Para além dessas tarefas agendadas, encontra-se também as tarefas recorrentes; aquelas que repetem-se em um determinado período.
Aí também, sistemas de produtividade mantém as tarefas recorrentes de modo agendado e claro.
A foto abaixo mostra a aplicação dessas tarefas no sistema DALI. Tags verdes com nome ?active? são tarefas agendadas. Tags amarelas mostram tarefas recorrentes.
Perceba que todas estão colocadas em um dia do calendário e devem ser feitas nesse mesmo dia.
#2 O pensamento escalar ou ladder thinking
?Os dois mais poderosos guerreiros são a paciência e o tempo? ? Leo Tolstoy
Eu acabei de falar para você qual é a primeira prática de alta performance que recomendo que você tenha: Usar um sistema de produtividade.
Se a primeira prática é ter e usar um sistema de produtividade, a segunda tem muito mais a ver com sua mentalidade ao usá-lo.
?Ladder thinking? é pensar como se seu objetivo fosse um troféu no topo de uma escada de madeira sem degraus.
Isso significa que você vai ter que não apenas subir, degrau por degrau para alcançar seu objetivo; vai ter que construir seu caminho até lá.
Um projeto é um objetivo de longo prazo e deve, sempre sempre sempre, ser partido em pequenas ações.
Um livro não é escrito em uma tacada só, é um capítulo de cada vez, um parágrafo por vez, uma linha por vez.
Uma maratona é tão simples de correr como um projeto é de ser concluído: basta um passo de cada vez.
Simplicidade não significa facilidade.
A simplicidade é criada através de uma implementação gradual e constante de pequenos passos, um atrás do outro.
Então para que você atinja mais seus objetivos sem ter a sensação de ficar sobrecarregado(a) e nunca ver resultados, quebre seus projetos em ações.
Agora, para além disso, você deve ter a certeza que cada ação que você faz no seu dia a dia está conectada com um projeto seu.
Assim você constrói seu objetivo degrau por degrau.
A foto abaixo mostra as mesmas tarefas da foto anterior, mas a coluna da direita demonstra agora os projetos aos quais elas estão ligadas.
Se você faz isso, evita trabalhar e trabalhar dia após dia, e não ver nada completo.
Isso ajuda você a ter clareza de onde está gastando seu tempo e energia.
#3 Esqueça as listas de tarefas, use um calendário de afazeres
A terceira prática de alta performance é a implementação das dicas anteriores de modo simples.
Você não precisa de lista de tarefas.
Precisa de um calendário de afazeres.
Cada ação tem uma data e relaciona-se com um projeto.
Veja quão importante e simples é isso.
Quando você for anotar algo que precisa fazer, deverá pensar:
- Quando essa ação será feita?
- A qual projeto ela se relaciona?
Assim, você ruma ao seu objetivo de modo produtivo.
Não desperdiça tempo trabalhando em algo que não é importante pare você.
E não criando massivas listas de tarefas que nunca serão feitas.
Até aqui, vimos três práticas de alta performance: sistemas de produtividade, pensamento escalar e calendário de afazeres. Todas essas três práticas irão colocar você na direção certa rumo ao seu objetivo.
As próximas duas práticas de alta performance constroem a intensidade que você deseja atingir esses objetivos ou completar projetos.
#4 Saber o que são hábitos e conhecer-se a si mesmo para construí-los
"Ser extraordinario no es hacer cosas extraordinarias, ser extreordiario es hacer las pequeñas cosas ordinarias, de cada dia, de manera absolútamente extraordinaria" ? Victor Küppers
Hábitos estão no topo da produtividade.
Uma ação habitual é uma ação que você faz sem nem sequer pensar. Um hábito não te consome energia decisória.
Livros como Hábitos Atômicos e O Poder do Hábito são bons mapas para você encontrar uma boa fórmula para manipular seus próprios hábitos.
Eu fiz 4 vídeos falando sobre eles que você pode ver abaixo:
Minha recomendação é que você simplifique o máximo a criação de hábitos.
Para mim, o ápice dessa simplificação é criar um mapa de hábitos.
Funciona da seguinte maneira:
- Você pensa nos hábitos que tem.
- E pensa nos hábitos que deseja ter.
- E por fim faz um esforço para começar a desempenhar o hábito que deseja criar depois daquele que você já tem.
Por exemplo: eu tenho o hábito de fazer algumas flexões logo pela manhã, para me ajudar a acordar; quando eu queria começar a escutar diálogos em Mandarim, eu fiz um esforço para, após as flexões, já pegar meu fone de ouvido.
Isso se chama empilhamento de hábitos (habit stacking).
A foto abaixo mostra um simples mapa de hábitos.
Nos livros que recomendei acima você encontrará várias fórmulas prontas, dicas e recomendações.
Nunca nada complicado funcionou para mim.
Simplifique e encontre o que mais funciona para você.
#5 Acorde cedo
?Every day I empty my dreams box, leaving nothing for ?some day?? ? Eddie Pinero
Quais sonhos, objetivos e ambições você tem?
Eles merecem ser alcançados?
Com toda sua força mesmo?
Merecem?
Acorde cedo e persiga eles, todos os dias.
Não me venha com papo científico disso e daquilo, já li estudos que dizem uma coisa e outros estudos que dizem outra.
Não há consenso sobre quantas horas de sono realmente precisamos.
Essa é, talvez, a mais simples das práticas de alta performance que eu posso te recomendar.
Embora simples, pode não ser fácil acordar mais cedo, portanto decidi reunir as melhores práticas que funcionaram para mim.
Hoje eu acordo realmente muito cedo, e tudo graças a um conjunto de pequenas atividades que eu faço que me permitem fazer isso, sendo elas:
- Tenha um propósito
- Tenha um horário fixo para dormir, e um horário alvo para acordar.
- Não comece com tudo, vá tirando os minutos.
- Tenha uma rotina para você despertar.
Se você tem um propósito fica sempre mais fácil. Há um ano atrás mais ou menos, eu queria muito acordar às 3:30 da manhã.
Tentei durante muitos meses mas não conseguia. Eu via que faltava algo. Faltava meu propósito.
Quer levantar mais cedo? Tenha claramente o seu porque: seu último porque.
Porque vale a pena sair da cama, tenha claro em sua mente para que essa seja a primeira coisa que você pense ao abrir os olhos e a tentação de continuar dormindo te vier ao encontro.
Tendo um horário fixo para dormir ajuda seu próprio corpo a ir acostumando a desligar.
Nosso corpo tem um ritmo natural, um relógio biológico, são os chamados ciclos circadianos.
Eu fiz um post inteiro sobre esses ciclos e você pode encontrá-lo clicando aqui.
Se por um lado recomendei que tenha um horário fixo para ir para a cama, por outro recomendo que tenha um horário alvo que deseja despertar.
Isso não significa que na primeira semana você irá acordar no horário que deseja.
Para isso você deve ir tirando os minutos de sono gradualmente.
Imagine que hoje você acorda às 7:00 e deseja despertar às 6:00.
Hoje a noite você deve modificar seu despertador, não para 7:00, mas para 6:59; amanhã 6:58 e assim por diante.
Pode parecer idiotice, mas isso vai ajudar você a se acostumar com seu horário alvo de uma maneira natural.
Por fim, logo que você acorda, deve ter uma rotina que te ajude a espantar o sono.
Eis meu conjunto de melhores práticas:
- Deixar o despertador longe para ter que levantar da cama para desligá-lo.
- Ligar a luz antes de desligar o despertador.
- Tomar um copo de água logo em seguida.
- Fazer algum exercício físico (flexão, agachamento, polichinelos... tudo vale).
- Sair do quarto e ir esquentar a água do meu chimarrão.
No passo 5 eu já estou ligado no 220.
#6 Saiba descansar
?Lo heroico es abrirse a la gracia de los sucesos que nos sobrevengan, sin pretender forzarlos a venir? ? Miguel de Unamuno, Vida de Don Quijote y Sancho
Nem tudo neste guia de práticas de alta performance são dores.
O descanso faz parte do sucesso.
Eu por muitos anos negligenciei o descanso.
Achava que não precisava.
Entretanto, assim como o músculo precisa de descanso para crescer, você precisa de descanso para recarregar as energias.
E para manter a sanidade mental também!
Não se engane, alta produtividade não significa morrer de trabalhar ou estudar; significa saber fazer tudo da maneira mais eficaz possível, inclusive descansar.
Tire um dia na semana. Desfrute daquilo que você está construindo.
Desfrute de quem você ama.
Aproveite para fazer o que gosta de fazer.
Suas tarefas estarão esperando por você nos dias que você as assignou para fazer.
Recarregue a energia para voltar com tudo.
De nada adianta forçar-se a viver na esperança de um objetivo completo, se não há ninguém para comemorá-lo com você.
Heróis são aqueles que chegam lá sem deixar ninguém pelo caminho.
#7 Exercitar-se
Nosso corpo libera hormônios através dos ciclos do dia, para que resolvamos tarefas.
Quando você está melhor fisicamente, todas as tarefas que desempenha são melhores.
Eu fiz um acompanhamento durante 30 dias marcando meus níveis de energia, motivação e foco.
Você pode ver os resultados aqui.
Quando meus níveis de energia estavam baixos, minha motivação e foco para desempenhar tarefas eram uma droga.
Entretanto notei um fenômeno muito curioso, geralmente às 11:00, horário que faço exercícios.
Neste horário eu estava mega energizado e pronto para pegar no pesado.
Toda essa energia destruía a minha concentração nos estudos ou no trabalho.
Se, por alguma hipótese, eu não fosse me exercitar, qualquer tarefa feita nesse período era muito má desempenhada.
Eu ficava impaciente e ficava fazendo um milhão de outras coisas menos focar no trabalho.
E por que isso acontecia?
Simples, você é uma bateria e precisa descarregar.
Fazer exercícios físicos ajuda você a renovar suas forças, por mais contraditório que possa parecer.
Você precisa esvaziar-se para recuperar o foco e a motivação.
Não precisa virar um rato(a) de academia.
Encontre algo que você gosta, pode ser até alongamento, capoeira, calistenia, yoga, qualquer coisa, mas exercite-se.
#8 Saiba quando aprender algo novo, o sistema ?JIT Learning?
"The obstacle is the way" - Ryan Holiday
Aprender algo novo as vezes não é bom.
Nem todo conhecimento é produtivo.
Já que o aprendizado é algo que demanda tempo e esforço, é melhor focar em aprender o que será importante para você atingir seus objetivos, não é mesmo?
Essa não é uma simples dica, é todo um sistema diferente de aproximar-se do aprendizado.
Você apenas aprende algo quando realmente precisa daquela informação; caso contrário de quê adianta aprender se você vai esquecer ao não usar aquele conhecimento?
Saber aprender o necessário quando necessário é uma habilidade essencial e eu falei tudo sobre ela neste post aqui.
Em uma sentença
Há oito práticas de alta produtividade que são indispensáveis: usar sistemas de produtividade, ter um pensamento escapar, usar um calendário de afazeres, construir bons hábitos, dormir rápido, saber descansar, exercitar-se e saber quando aprender algo novo; ao usá-las, você gera muito mais resultados com muito menos energia.