Neste artigo você descobrirá a melhor técnica de produtividade, que foi capaz de levar o homem à lua. Para além disso, vai saber como usar o melhor aplicativo de produtividade que se encaixa em seu dia a dia. Por fim, você descobrirá como que a produtividade máxima pode ajudar você a construir um segundo cérebro, para ser mais criativo, produtivo e com muito menos stress.
A única e melhor dica de produtividade que você vai precisar: O chamado "New Thinking Design"
Os Aplicativos de produtividade não começaram do nada. Hoje eles se encontram presentes na vida da maioria das pessoas. Especialmente aquelas pessoas que entenderam que a era industrial morreram. É, morreu mesmo.
Os chamados "Novos Ricos", jovens de nem 30 anos que ficam milionários, empresários que mudam toda a arquitetura das empresas, novos processos organizacionais etc... todos giram em tordo da informação.
Mas diferente de muitos, essas pessoas usam aplicativos para aumentar a produtividade de um modo estratégico: elas constroem um segundo cérebro para transformar o excesso de informação em algo benéfico.
Como está sua Produtividade em Home Office? 2001 foi realmente o fim da história
Nada de torres gêmeas... eu falo da publicação de um livro: Getting Things Done.
O Coach executivo David Allen escreveu seu livro em 2001 (republicado em 2015) e mudou a história da produtividade.
Era o fim da ideia de que o excesso de informação prejudica.
Dizia David Allen que, se você souber filtrar e organizar, o excesso de informação é incrivelmente benéfico.
Isso porque se você tem um sistema de produtividade, você consegue organizar suas ideias, tarefas, e ações. Deixar seu cérebro totalmente desocupado para ser criativo e aprender.
É isso que se chama criar um segundo cérebro: usar a tecnologia para organizar a informação que ela mesmo gera.
E a produtividade em Home office, onde fica nessa história? Ora, se você não conhece bons apps de produtividade, não será capaz de organizar a informação para mapear suas tarefas, ideias e projetos.
Aqui está um vídeo com 5 dicas exclusivas sobre como começar a criar seu segundo cérebro.
Produtividade apps: Não só tarefas, mas ideias e tudo o mais: a evolução de como fazer anotações
#1 O "aplicativo" chamado locus communis
O primeiro "aplicativo" para produtividade foi criado no século XIII chamado locus communis. Ele nada mais era que um livro usado pelos figurões do renascimento para guardar ideias, salvar citações, guardar fórmulas matemáticas e químicas, proverbios, poemas, orações, notas para sermões, ensaios, argumentos e várias outras coisas.
Começava aí a ideia de guardar as informações fora do cérebro. Isso significa somente uma coisa: deixar seu cérebro preocupar-se com a criatividade e o aprendizado... e não em ficar lembrando de mil tarefas.
Há sempre aquelas pessoas que preferem trocar os rebuscados apps de produtividade do iphone por um simples papel e uma caneta. Funciona bem ainda hoje. Há vários filósofos que usavam no passado e vários CEOS de empresas que também o fazem tal como conta David Allen no grande livro Getting Things done.
#2 Emails como aplicativo de produtividade?
Se você já chegou usar seu email para salvar tarefas, para lembrar de algo... então é provável que estamos no mesmo time. O problema é que, nenhum email foi configurado para ser um app de produtividade. Pelo contrário.
Não faz sentido qualquer pessoa, de qualquer lugar do mundo, que tenha seu email, poder "adicionar" algo em sua lista de tarefas ou algo do tipo.
A maneira certa de transformar o email em um sistema de produtividade é o seguinte:
- Tenha somente 2 horas do dia para abrir seus emails. Como Timothy Ferris conta em seu livro, as 12:00 e as 16:00 são horários ótimos porque já recebemos as respostas de outros emails.
- Aprenda os atalhos do teclado para usar o Gmail ou outro sistema de email de uma forma mais veloz
Com a primeira dica, sua produtividade máxima melhora muito pois você evita perder tempo com distrações. Já com a segunda, a produtividade aumenta pois as tarefas desempenhadas são feitas em menos tempo.
Aqui vai uma dica a mais para você ser um mestre nos atalhos do gmail:
- Deixe seus emails acumularem durante uma ou duas semanas, de preferência duas semanas se você não tiver nada de extrema urgência em aberto
- Acesse no final de semana, logo pela manhã, esta página do google com todos os atalhos do gmail.
- Comece a usar, pouco a pouco, os atalhos que vai necessitando para esvaziar sua caixa de entrada.
Se você fizer isso ao menos umas 3 vezes, ao final da terceira você aprendeu todos os atalhos que mais usa, e sua rapidez em acessar seus emails deve, provavelmente, crescer umas 10 vezes.
#3 Evernote
A produtividade evernote, como chamo a "sensação" de quem acabou de descobrir o app, é algo interessantíssimo.
Isso porque o Evernote funciona da seguinte maneira:
- Você cria cadernos, em que cada nota pode ser adicionada dentro destes cadernos
- Assim, cada nota é de igual valor, e encontras-se em um caderno específico
- Você pode adicionar TAGs em cada caderno para melhor classificar suas informações
- E usar vários tipos de notas como tabelas etc... dentro de cada caderno.
O Evernote foi lançado em 2007 e certamente entrou para o ranking dos melhores aplicativos de produtividade. Hoje há milhões de pessoas que usam o Evernote que é sim um bom aplicativo de produtividade... mas certamente não é o melhor para você atingir a produtividade máxima.
#4 Trello
O Trello foi lançado em 2011 e foi mais um daqueles momentos de mudança na história dos aplicativos de produtividade.
Isso porque o Trello, diferente do Evernote, tem uma maleabilidade maior das notas. Ou seja, você não só adiciona notas como escrever em folhas de caderno, mas também move movimentar suas notas através do sistema chamado "kanban view".
Esse é um sistema em que você pode levar suas notas "para lá e para cá" em um sistema parecido com uma linha do tempo.
Desde de 2011 o Trello tem crescido muito no meio empresarial e principalmente no meio do Marketing Digital. Mas novamente, não é o melhor aplicativo de produtividade hoje no mercado. Na minha humilde opnião.
#5 Notion
Agora sim... o Notion é, para mim, o melhor app de produtividade de hoje. Lançado em 2016 o Notion está revolucionando como ser mais produtivo e fazer anotações.
Isso porque ele une as melhores características dos aplicativos e meios anteriores:
- Você pode tomar notas básicas como no Evernote, e ainda usar Tags
- Você pode usar o meio de visualização kanban ou kanban view
Mas melhor que isso, o Notion é uma plataforma muito mais completa e maleável em que você pode construir, dentre várias outras coisas (a lista é interminável, sério)
- Tabelas
- Usar calendários colocando suas notas
- Construir checklists
- Relacionar bancos de dados
- Relacionar notas e ideias
- Salvar páginas da Web
- Adicionar PDFs dentro de suas notas
- Adicionar vídeos e imagens que são completamente maleáveis
- Contém uma ampla segmentação de atalhos do teclado de muito fácil uso
- Exporta como PDF
- Você pode usar ícones para deixar seu trabalho mais visual ?
- Pode criar "páginas de home" exatamente como um website
- e vários outros...
Para mim, o Notion é um dos melhores aplicativos de produtividade que você pode encontrar. Isso porque, segundo Tiago Forte ? guru de CEO's da Toyota ? ele é o aplicativo da vez, o melhor e mais otimizado para você começar a construir seu segundo cérebro.
Você pode se registrar gratuitamente no notion clicando aqui
Princípio de produtividade: Construindo um segundo cérebro
O que significa construir um segundo cérebro? Significa que você delega, para a própria tecnologia, o armazenamento do imenso fluxo de informações que ela mesma gera. Você ocupa seu cérebro somente com criatividade e aprendizado. Seu "segundo cérebro" é quem guarda as informações.
Imagine só, quantas ideias você já teve e esqueceu... quantos projetos que, se você revirar suas gavetas, encontrará algumas notas e bilhetes. Desde tarefas como "tenho que ir ao dentista" até, "tenho que ligar para meu chefe" tudo isso ocupa seu subconsciente.
É exatamente isso que cria aquela sensação de cansaço, mas quando olha para trás e busca analisar o que realmente fez... percebe que há pouca coisa concreta.
Se você tem um sistema de produtividade montado, com seu segundo cérebro trabalhando pra você em armazenar essas informações... então você torna tudo mais fácil para o "seu futuro você" (your future self).
É isso mesmo. Quando você precisará realizar aquele projeto, pegará todas as notas que foi salvando de artigos que leu... de vídeos que viu. Se você salvar todas suas ideias, projetos etc. em um modo organizado, você terá um grande substrato no futuro para poder trabalhar.
Isso significa que quando chegar a hora de criar, de realmente produzir, você não precisará ficar lembrando de ideias e pesquisando material.
Você já terá feito isso.
Sempre tenha isso em mente: todas as horas e energias que você gasta tentando lembrar de ideias e projetos, você as perde em não os desempenhar.
Em uma sentença
O melhor aplicativo de produtividade hoje é o Notion. Nele você pode criar seu sistema de produtividade máxima, ele será seu segundo cérebro e como um bom app de produtividade, salvará seu tempo e cultivará sua criatividade.